كيفية إعداد ميزانية لأي مشروع

كيفية إعداد ميزانية لأي مشروع
    إذا كنت تريد إعداد ميزانية المشروع فبهذا المقال المقدم لك من مقدم المطور السوداني سنعرفك على كيفية عمل ميزانية للمشروع مع ضرب مثال للتوضيح.

    هناك طريقتين متبعتان لإنشاء وإعداد ميزانية المشروع الطريقة الأولى أعداد الميزانية من الأعلى للأسفل والأخرى أعداد الميزانية من الأسفل للأعلى وسنعرفك على كل واحده منها بالتفصيل
    إعداد الميزانية من الأعلى للأسفل

    عند أعداد الميزانية من الأعلى للأسفل ابدأ باتخاذ قرار كم المبلغ الذي تود صرفه على المشروع، بعد ذلك تقوم بتقسيم هذا المبلغ على أجزاء المشروع التي تم تحديدها في WBS لتكون بذلك قد وزعت المبلغ كامل على جميع أجزاء المشروع.
    إعداد الميزانية من الأسفل للأعلى

    أما طريقة إعداد ميزانية من أسفل لأعلى كالتالي، لنفترض انك تريد وضع الميزانية التقديرية لتطوير أحد المعدات، وتريد استخدام طريقة وضع الميزانية من الأسفل للأعلى، ولنفترض ان التكلفة الكلية للمشروع ستكون 10,000 دولار، ويجب تقسيمها علي مراحل هيكل تجزئة العمل WBS، والتي قد قمت أنت بتقسيمها كالتالي :
    التصميم

    تكلفة التصميم التي تم وضعها ستكون 6,000 دولار  وهو ما يساوي 60% من التكاليف الكلية للمشروع.
    التطوير

    سيكلف التطوير مبلغ 1,500 وهو ما يساوي 15% من التكاليف الكلية للمشروع.
    الاختبار

    سيكلف اختبار المعدة 5,000 دولار وهو ما يساوي 5% من التكاليف الكلية للمشروع.
    الإنتاج

    تكلفة الإنتاج 2,000 ما يساوي 20% من التكاليف الكلية للمشروع.
    مشاكل محتملة في إعداد الميزانية

    مع ذلك، الواقع يؤكد أن تكلفة التصميم لمثل هذا النوع من المشاريع يأخذ حصة 40% من الميزانية وليس 60%. وهذا يعني أن المخصصات النسبية التي قد قمت بتقسيمها علي المراحل الأربعة للمشروع لا تتناسب مع الواقع.

    إذا لم يكن المبلغ المخصص من 40% يكفي للتصميم فمن الواجب أن يكون تكاليف المشروع 15,000 دولار بدلاً من 10,000 دولار.

    تجاوز واصلاح مشاكل الأخطاء في الميزانية

    يجب محاولة تقليل كلفة التصميم حتى يصل ل 40% من التكاليف الكلية للمشروع.

    زيادة ميزانية المشروع من خلال طلب 5,000  دولار ميزانية أضافية للمشروع.
    خصائص الميزانية الناجحة

    أعجبتني الفقرة التي تم تناولها في كتاب CMA تحت عنوان خصائص الميزانية الناجحة والتي تضمنت العشر الخصائص التالية:
    معتمدة على الخطط قصيرة وبعيده المدى للمؤسسة

    بدون وجود المدخلات من إدارة التخطيط الإستراتيجي او الاداره المعنية بالتخطيط، تكون الميزانية قد اعتمدت بشكل أساسي على الفترة الزمنية الماضية مع تغيرات طفيفة وبذلك تعتبر أداة تخطيط عديمة النفع.
    الدعم الكامل من قبل المدراء

    الحصول على دعم الإدارة العليا والمدراء التنفيذيين مهم للحصول على دعم مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام والذي سيضمن التعاون الكامل من قبل الموظفين الذين سيعملون مباشرة مع فريق الميزانية.
    تخويل الملكية لأصحاب المسؤولية

    يجب أن تعطى شرف الملكية للموظفين الذي يتحملون مسؤولية أعداد الميزانية سواء كانوا الموظفين بالإدارة المالية والموظفين الذين يعملون معهم من الأقسام الأخرى
    أداة تحفيز

    تتيح للموظفين استخدامها كأداة مساعدة لانجاز عملهم بشكل أفضل بحيث تكون أداة مهمة لجميع الموظفين الذين يسعون لتحقيق أهداف الأدوار التي يتحملون مسؤوليتها، وان لا تكون فقط أداة مساعدة للمدراء فقط.
    أداة تقييم

    استخدام الميزانية كأداة تقييم للمستقبل والذي سيساعد على تجنب أي آثار سلبية محتملة على الخطة الإستراتيجية الخاصة بالشركة.
    المرونة

    ألا يتم استخدام الميزانية كعذر لعدم الاستفادة من فرصة مهمة غير محسوب لها في الميزانية، او عدم القيام بصيانة مستعجلة لها أضرار بعيدة المدى على الشركة لأنه لم يتم تضمينها في الميزانية. في مثل هذي الحالات يتوجب أن تكون الميزانية قابلة للتغيير.
    الدقة

    لن يثق الأشخاص المعنيين بالميزانية بالمؤشرات التي تظهرها الميزانية إذا لم تتمتع بالدقة الكافية. يمكن قياس دقه الميزانية بمقارنتها بالصرف الفعلي ومحاسبة المدراء المعنيين بإعدادها على نتائج الدقة وتقديم المكافآت اعتمادا على ذلك.
    أداة تنسيق

    أداة التنسيق والميزانية يجب أن تسهم في تفعيل دور التنسيق بين الأقسام
    غير صارمة

    إعداد الميزانية يتوجب أن يتحلى بالصرامة فقد تكون الآثار سلبية إذا خفضنا جميع مصروفاتنا بسبب توقعنا أن المبيعات للسنة القادمة سوف تنخفض.
    هدف الميزانية للفترة واضح

    يجب أن يكون هدف الميزانية واضح خلال الفترة.
    المصدر : المطور السوداني

    إرسال تعليق